Acties: voor een warm welkom

Met deze drie eenvoudige acties zorg je ervoor dat iedereen zich welkom voelt.

Je maakt maar één keer een eerste indruk! Als vrijwilliger ben jij het gezicht van de organisatie. Met deze drie eenvoudige acties zorg je ervoor dat elke nieuwkomer zich meteen thuisvoelt.

Download de checklist voor een warm welkom

1. Wees het herkenbare aanspreekpunt

Zorg dat het meteen duidelijk is bij wie iemand terechtkan. Draag een naamsticker, een opvallende jas of een button met 'Ik help je graag!'. Zo voelt niemand zich verloren in een nieuwe omgeving.

2. Stel de groep aan elkaar voor

Zorg voor een warme kennismaking! Laat iedereen kort iets over zichzelf vertellen of gebruik een leuke ijsbreker. Zo voelt iedereen zich sneller op z’n gemak.

3. Vraag hoe het ging na de activiteit

Even napraten! Vraag hoe ze het vonden en of ze nog vragen hebben. Zo toon je oprechte interesse én leg je de basis voor een volgende ontmoeting.
Extra tip: nodig hen uit voor de Whatsappgroep of geef info over de volgende activiteit.

Meer vragen

Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich welkom voelt?

Je welkom voelen is afhankelijk van veel factoren. Het begint met een open, vriendelijke en veilige sfeer: een glimlach doet wonderen.

Laat merken dat je echt interesse hebt in de deelnemers. Vraag bijvoorbeeld hoe hun dag was. Laat voelen dat het niet uitmaakt als je fouten in het Nederlands maakt. Lukt het nog niet om in het Nederlands een heel gesprek te voeren? Gebruik een vertaalapp, praat even in een andere taal of hou het op een korte, hartelijke uitwisseling zonder veel woorden.
Geef ook de praktische afspraken mondeling en schriftelijk mee: locatie, tijd en algemene regels, inclusief eventuele ongeschreven regels. Deze ongeschreven regels kunnen soms complex zijn.
Een compliment of bedankje zorgt altijd voor een goed gevoel, zoals: “Leuk dat je meedoet!”. Dat geeft je ook de kans om mensen extra te motiveren om vaker aan te sluiten. Vraag of ze de volgende keer opnieuw komen en of ze al lid zijn van de Whatsappgroep.

Hoe ontvang je nieuwe deelnemers tijdens de eerste activiteiten?

Zorg voor een aanspreekpunt

Bij de eerste activiteiten is het handig dat er iemand aanwezig is die laat zien hoe alles werkt en waar iedereen naartoe moet. Er moet geen aparte vrijwilliger zijn voor anderstalige nieuwkomers: één aanspreekpunt voor alle nieuwe deelnemers volstaat. Maak deze persoon herkenbaar, bijvoorbeeld met een opvallende sticker of jas.

Geef duidelijke instructies aan het aanspreekpunt

Laat weten dat er anderstalige deelnemers komen en dat zij mogelijk extra uitleg nodig hebben. Vraag om net iets langzamer en duidelijker te spreken, zodat taalleerders goed kunnen volgen. Maak eventueel afspraken over tijdelijk een andere taal gebruiken.

Maak het contact persoonlijk

Heb je een peter-, meter- of buddysysteem? Koppel nieuwe leden aan een enthousiast, ervaren lid. Persoonlijk contact verlaagt de drempel om vragen te stellen en helpt nieuwkomers om zich sneller thuis te voelen.

Follow-up na de activiteit

Vraag na de activiteit aan de nieuwe deelnemers hoe het gegaan is. Check of ze weten wanneer de volgende bijeenkomst plaatsvindt en of ze toegevoegd zijn aan de Whatsapp- of mailinggroep.

Moeten andere deelnemers weten dat er anderstalige nieuwkomers gaan meedoen?

Nee. Het is wel fijn als je de begeleider van de activiteit of de peter/meter/buddy meeneemt in het verhaal. Geef ze tips over duidelijke taal, vertaalapps of wat je van het verwacht. Zij kunnen ook de brug naar andere deelnemers zijn. Laat ze weten wie er voor hen klaarstaat als ze zelf vragen hebben.

Heb je het gevoel dat niet iedereen in je organisatie even enthousiast reageert op de nieuwe deelnemers? Spreek hen persoonlijk aan. Bespreek je gevoel met het bestuur of met professionals in je organisatie. Misschien kan je jouw koepelorganisatie om ondersteuning vragen?