Inschrijving

Om zoveel mogelijk mensen te bereiken, zet je best in op een combinatie van een digitaal inschrijvingsformulier én een fysiek inschrijfmoment.

Digitaal formulier

• Hou je inschrijvingsformulier zo kort en duidelijk mogelijk. 
• Maak een korte handleiding. Vermeld stap voor stap hoe je het formulier invult. Gebruik duidelijke taal en beelden zodat ook mensen die nog niet zo goed Nederlands spreken het begrijpen. Met de tool Schrijf Simpel kan je snel jouw tekst in duidelijke taal omzetten. 
• Vult de deelnemer niet alles in of gaat er iets fout? Voorzie een duidelijke melding. Zo weet de deelnemer wat te doen om toch succesvol in te schrijven.
• Vermeld een contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer van jouw organisatie. Als mensen vragen hebben, kunnen ze die persoon mailen of whatsappen.

Fysiek inschrijfmoment

Tijdens het fysieke inschrijfmoment kun je meteen persoonlijk uitleg geven over de werking en een rondleiding geven. Zo verlaag je de drempel en maak je de inschrijving voor iedereen toegankelijk.

• Wanneer? Richt één of meerdere inschrijfmomenten in. Noteer deze data op je flyers en in andere communicatie. 
• Waar? Laat de inschrijving doorgaan waar ook de activiteiten zelf plaatsvinden. Dan voelen nieuwe deelnemers zich al wat meer vertrouwd als ze voor het eerst naar de activiteit komen.
• Aanspreekpunten aanstellen. Het is fijn als er één of meerdere aanspreekpunten zijn. Maak hen kenbaar door ze bijvoorbeeld een sticker of jas van de organisatie te geven. Idealiter komt deze persoon ook naar een eerste activiteit, zodat nieuwe deelnemers een vertrouwd gezicht zien. 
• Organisatieafspraken meegeven. Noteer alle afspraken over de organisatie en activiteiten zelf. Doe dat op papier, via e-mail en/of via whatsapp. Zo kan iedereen die rustig thuis bekijken, eventueel met de hulp van een ondersteuner of een vertaalapp. Gebruik de sjablonen en voorbeeldbrieven als inspiratie.

Kort op voorhand inschrijven

Voor veel mensen is het lastig om lang op voorhand te plannen: een cursus Nederlands valt op een ander moment, een nieuwe job of kinderen die van school veranderen, verhuizen ... Daarom is het handig als je niet te lang op voorhand moet inschrijven. Dan is de kans groter dat het in de agenda past en dat mensen effectief komen!
 

Met de UiTPAS bied je jouw activiteiten aan een voordeliger tarief aan voor mensen die recht hebben op een verhoogde tegemoetkoming.

Deelnemers met een UiTPAS sparen punten bij elke activiteit. Ze kunnen deze inwisselen voor voordelen zoals korting, gadgets of gratis tickets. Als partner van de UiTPAS kies je zelf welke omruilvoordelen je aanbiedt.

Bovendien verschijnen jouw werking en activiteiten op de website van UiT in Vlaanderen, hun nieuwsbrief en sociale media. Op deze manier bereik je een bredere doelgroep en laat je je sociaal engagement zien. 

Hoe vrijblijvender een activiteit is, hoe toegankelijker. De situatie van anderstalige nieuwkomers maakt dat hun agenda soms veranderlijk is. Bijvoorbeeld door een nieuwe job met verschillende uren, de cursus Nederlands, kinderen die van school veranderen ... De vrijheid om gewoon te kunnen komen, kan mensen motiveren.

De spontaniteit zorgt er ook voor dat er soms meer of minder mensen komen. Denk er dus goed over na of het een optie voor jullie is en of de infrastructuur het aankan. Is er genoeg materiaal voor een grotere groep mensen? Zijn er voldoende vrijwilligers om de activiteit te begeleiden?

Als tussenoplossing kan je ook korte reeksen of een beurtenkaart aanbieden. Zo heb je meer planningszekerheid en toch voldoende flexibiliteit voor je deelnemers.

Bied je in je organisatie enkel een jaarwerking aan? Bekijk dan of het misschien mogelijk is om bijvoorbeeld twee keer per jaar snuffelmomenten (initiaties) in te plannen. Zo leren mensen je werking echt kennen en kunnen ze makkelijker kiezen voor een langer engagement.

Voor mensen die Nederlands leren is het belangrijk om ook buiten de les te oefenen in alledaagse situaties. 

Blijf daarom zo veel mogelijk Nederlands praten. Enkele tips:

• Begin en eindig gesprekken altijd in het Nederlands. 
• Een taal oefenen gebeurt best in een positieve omgeving: laat iedereen weten dat het niet erg is als ze iets niet begrijpen of fouten maken.
• Spreek net iets langzamer en duidelijker dan je gewoon bent, maar overdrijf niet. Dat maakt het makkelijker, maar zal voor Nederlandstaligen ook niet raar aanvoelen. 
• Gebruik je handen, gezichtsuitdrukkingen en voorwerpen. Doe een beweging voor terwijl je ook vertelt wat je aan het doen bent.
• Geef je een uitleg en heb je het gevoel dat iemand het niet begrijpt? Voor veel mensen is het lastig om toe te geven dat ze iets niet begrijpen, vooral in een groep of met nieuwe gezichten. In een groep kan je beter wachten op een rustig één-op-éénmoment om dingen opnieuw uit te leggen. Probeer je boodschap anders te formuleren.

Vertaalapps gebruiken

Lukt het even niet? Geen paniek, vertaalapps zijn tegenwoordig best handig. Maar let op, soms maken ze nog fouten, zeker bij minder courante talen. Check altijd bij de deelnemer of de vertaling goed is overgekomen.

Andere talen gebruiken

Het soepele verloop van de activiteit is prioritair! Soms kan het handig zijn om even een andere taal te gebruiken. Maak afspraken over wanneer je een ander taal gebruikt. Bijvoorbeeld in één-op-ééngesprekken of als je even bijpraat. Schakel nadien altijd terug over op het Nederlands.