Sjabloon: organisatieafspraken

Om zoveel mogelijk mensen te bereiken, zet je best in op een combinatie van een digitaal inschrijvingsformulier én een fysiek inschrijfmoment.

Digitaal formulier

• Hou je inschrijvingsformulier zo kort en duidelijk mogelijk. 
• Maak een korte handleiding. Vermeld stap voor stap hoe je het formulier invult. Gebruik duidelijke taal en beelden zodat ook mensen die nog niet zo goed Nederlands spreken het begrijpen. Met de tool Schrijf Simpel kan je snel jouw tekst in duidelijke taal omzetten. 
• Vult de deelnemer niet alles in of gaat er iets fout? Voorzie een duidelijke melding. Zo weet de deelnemer wat te doen om toch succesvol in te schrijven.
• Vermeld een contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer van jouw organisatie. Als mensen vragen hebben, kunnen ze die persoon mailen of whatsappen.

Fysiek inschrijfmoment

Tijdens het fysieke inschrijfmoment kun je meteen persoonlijk uitleg geven over de werking en een rondleiding geven. Zo verlaag je de drempel en maak je de inschrijving voor iedereen toegankelijk.

• Wanneer? Richt één of meerdere inschrijfmomenten in. Noteer deze data op je flyers en in andere communicatie. 
• Waar? Laat de inschrijving doorgaan waar ook de activiteiten zelf plaatsvinden. Dan voelen nieuwe deelnemers zich al wat meer vertrouwd als ze voor het eerst naar de activiteit komen.
• Aanspreekpunten aanstellen. Het is fijn als er één of meerdere aanspreekpunten zijn. Maak hen kenbaar door ze bijvoorbeeld een sticker of jas van de organisatie te geven. Idealiter komt deze persoon ook naar een eerste activiteit, zodat nieuwe deelnemers een vertrouwd gezicht zien. 
• Organisatieafspraken meegeven. Noteer alle afspraken over de organisatie en activiteiten zelf. Doe dat op papier, via e-mail en/of via whatsapp. Zo kan iedereen die rustig thuis bekijken, eventueel met de hulp van een ondersteuner of een vertaalapp. Gebruik de sjablonen en voorbeeldbrieven als inspiratie.

Kort op voorhand inschrijven

Voor veel mensen is het lastig om lang op voorhand te plannen: een cursus Nederlands valt op een ander moment, een nieuwe job of kinderen die van school veranderen, verhuizen ... Daarom is het handig als je niet te lang op voorhand moet inschrijven. Dan is de kans groter dat het in de agenda past en dat mensen effectief komen!
 

Je welkom voelen is afhankelijk van veel factoren. Het begint met een open, vriendelijke en veilige sfeer: een glimlach doet wonderen.

• Laat merken dat je echt interesse hebt in de deelnemers. Vraag bijvoorbeeld hoe hun dag was. Laat voelen dat het niet uitmaakt als je fouten in het Nederlands maakt. Lukt het nog niet om in het Nederlands een heel gesprek te voeren? Gebruik een vertaalapp, praat even in een andere taal of hou het op een korte, hartelijke uitwisseling zonder veel woorden.  
• Geef ook de praktische afspraken mondeling en schriftelijk mee: locatie, tijd en algemene regels, inclusief eventuele ongeschreven regels. Deze ongeschreven regels kunnen soms complex zijn.
• Een compliment of bedankje zorgt altijd voor een goed gevoel, zoals: “Leuk dat je meedoet!”. Dat geeft je ook de kans om mensen extra te motiveren om vaker aan te sluiten. Vraag of ze de volgende keer opnieuw komen en of ze al lid zijn van de Whatsappgroep.