Bij de start van een nieuw seizoen of werkingsjaar vraag je alle leden om zich in te schrijven. In deze voorbeeldbrief zie je de succesfactoren van een begrijpelijke communicatie. Wat komt er best wel op en wat niet? Waar kan je de tekst ondersteunen met beelden? Welke woorden gebruik je best?

Download het voorbeeld van een goede inschrijvingsbrief

Samengevat

Hoe ziet een goede inschrijvingsbrief eruit?

  • Zorg voor een overzichtelijke structuur met titels: info over inschrijven, betalen en kleding passen.
  • Gebruik iconen om een datum of betaling aan te geven.
  • Werk met foto's om uit te leggen waarvoor deelnemers lidgeld betalen.
  • Vermeld een contactpersoon met gegevens en een profielfoto.

Meer vragen

Hoe organiseer je de inschrijvingen?

Om zoveel mogelijk mensen te bereiken, zet je best in op een combinatie van een digitaal inschrijvingsformulier én een fysiek inschrijfmoment.

Digitaal formulier

  • Hou je inschrijvingsformulier zo kort en duidelijk mogelijk. 
  • Maak een korte handleiding. Vermeld stap voor stap hoe je het formulier invult. Gebruik duidelijke taal en beelden zodat ook mensen die nog niet zo goed Nederlands spreken het begrijpen. Met de tool Schrijf Simpel kan je snel jouw tekst in duidelijke taal omzetten. 
  • Vult de deelnemer niet alles in of gaat er iets fout? Voorzie een duidelijke melding. Zo weet de deelnemer wat te doen om toch succesvol in te schrijven.
  • Vermeld een contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer van jouw organisatie. Als mensen vragen hebben, kunnen ze die persoon mailen of whatsappen.

Fysiek inschrijfmoment

Tijdens het fysieke inschrijfmoment kun je meteen persoonlijk uitleg geven over de werking en een rondleiding geven. Zo verlaag je de drempel en maak je de inschrijving voor iedereen toegankelijk.

  • Wanneer? Richt één of meerdere inschrijfmomenten in. Noteer deze data op je flyers en in andere communicatie. 
  • Waar? Laat de inschrijving doorgaan waar ook de activiteiten zelf plaatsvinden. Dan voelen nieuwe deelnemers zich al wat meer vertrouwd als ze voor het eerst naar de activiteit komen.
  • Aanspreekpunten aanstellen. Het is fijn als er één of meerdere aanspreekpunten zijn. Maak hen kenbaar door ze bijvoorbeeld een sticker of jas van de organisatie te geven. Idealiter komt deze persoon ook naar een eerste activiteit, zodat nieuwe deelnemers een vertrouwd gezicht zien. 
  • Organisatieafspraken meegeven. Noteer alle afspraken over de organisatie en activiteiten zelf. Doe dat op papier, via e-mail en/of via whatsapp. Zo kan iedereen die rustig thuis bekijken, eventueel met de hulp van een ondersteuner of een vertaalapp. Gebruik de sjablonen en voorbeeldbrieven als inspiratie.

Kort op voorhand inschrijven

Voor veel mensen is het lastig om lang op voorhand te plannen: een cursus Nederlands valt op een ander moment, een nieuwe job of kinderen die van school veranderen, verhuizen ... Daarom is het handig als je niet te lang op voorhand moet inschrijven. Dan is de kans groter dat het in de agenda past en dat mensen effectief komen!
 

Meer tools

Schrijf Simpel

Zet jouw tekst snel om in een duidelijke tekst. 

Promotie en werving

Lees meer